Jako zakład pogrzebowy Jakubisiak z Warszawy zdajemy sobie sprawę, że organizacja pogrzebu niemal zawsze wiąże się z istotnymi wydatkami: od usług domu pogrzebowego, przez opłaty cmentarne, po koszty ceremonii religijnej lub świeckiej. Państwo przewiduje w takich sytuacjach jednorazowe wsparcie – zasiłek pogrzebowy. Poniżej wyjaśniamy, komu przysługuje to świadczenie, kiedy i gdzie złożyć wniosek, jakie dokumenty są potrzebne oraz jakie zmiany wchodzą w życie od 2026 r.
Czym jest zasiłek pogrzebowy i na jakiej podstawie przysługuje?
Zasiłek pogrzebowy to jednorazowe świadczenie pieniężne wypłacane osobie lub instytucji, która faktycznie pokryła koszty pogrzebu. Jego celem jest częściowa rekompensata wydatków poniesionych na pochówek – niezależnie od tego, czy była to skromna uroczystość, kremacja, czy rozbudowany pogrzeb tradycyjny. Świadczenie ma charakter socjalny i nie stanowi pełnego zwrotu kosztów.
Zasiłek pogrzebowy wypłacają właściwe instytucje ubezpieczeniowe, przede wszystkim ZUS (w systemie powszechnym) oraz KRUS (dla ubezpieczonych rolników). Wypłaty realizują także odpowiednie biura emerytalne służb mundurowych. W szczególnych sytuacjach wsparcia może udzielić OPS/MOPS w formie zasiłku celowego na pokrycie kosztów pogrzebu – nie jest to jednak „zasiłek pogrzebowy” w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniach społecznych.
Komu przysługuje zasiłek pogrzebowy?
Zasadą jest, że zasiłek otrzymuje ten, kto zapłacił za pogrzeb i potrafi to udokumentować. Uprawnionymi mogą być:
- Członkowie rodziny zmarłego – m.in. małżonek, dzieci (także adoptowane i pasierbowie), rodzice (w tym zastępczy), macocha, ojczym, rodzeństwo, dziadkowie, wnuki oraz osoby pozostające we wspólnym gospodarstwie domowym.
- Osoby niespokrewnione – np. partner/ka, sąsiad, przyjaciel – jeżeli rzeczywiście poniosły koszty.
- Instytucje i podmioty – pracodawca, dom pomocy społecznej, szpital/zakład opiekuńczo-leczniczy, parafia lub związek wyznaniowy, gmina/powiat (pogrzeb z urzędu), organizacja pozarządowa.
- Kluczowe kryterium: nie stopień pokrewieństwa, lecz fakt udokumentowanego pokrycia wydatków. W praktyce znaczące są faktury/rachunki imienne, potwierdzenia przelewów czy dowody zapłaty.
Wyjątek – zasiłek „po członku rodziny” nieubezpieczonym
Jeżeli zmarły nie był ubezpieczony ani nie pobierał emerytury/renty, zasiłek może przysługiwać ubezpieczonemu członkowi rodziny, który pokrył koszty. Wtedy tytułem do świadczenia jest status wnioskodawcy, a nie zmarłego.
Kiedy świadczenie nie przysługuje?
ZUS/KRUS odmówi wypłaty, gdy:
- zmarły nie miał tytułu do ubezpieczenia ani prawa do świadczeń, a jednocześnie wnioskodawca nie należy do kategorii uprawnionych (np. nie jest członkiem rodziny, który sam posiada tytuł ubezpieczeniowy),
- brakuje dokumentów potwierdzających koszty (faktury/rachunki nieimienne, wystawione na niewłaściwy podmiot lub ich brak),
- przekroczono termin złożenia wniosku (co do zasady 12 miesięcy od śmierci),
- nikt z uprawnionych nie poniósł kosztów (pogrzeb sfinansowany w całości z darowizn bez wskazania płatnika),
- złożono niekompletny wniosek i nie uzupełniono braków w terminie.
Od decyzji odmownej przysługuje odwołanie do sądu w ustawowym terminie.
Wysokość zasiłku: dziś i po zmianach
Obecnie (2025 r.) zasiłek pogrzebowy wynosi 4 000 zł:
- Członkowie rodziny otrzymują kwotę ryczałtową 4 000 zł niezależnie od realnych kosztów.
- Inne osoby i instytucje dostają zwrot udokumentowanych wydatków, lecz nie więcej niż 4 000 zł.
Od 1 stycznia 2026 r. planowane jest podwyższenie świadczenia do 7 000 zł, a dodatkowo wprowadzenie waloryzacji przy inflacji przekraczającej określony próg. Dla praktyki ważne jest, że decyduje data śmierci, a nie data pogrzebu czy złożenia wniosku:
- zgon do 31 grudnia 2025 r. – obowiązuje kwota 4 000 zł,
- zgon od 1 stycznia 2026 r. – kwota 7 000 zł.
Jedna wypłata – możliwy podział
Co do zasady zasiłek wypłaca się jednej osobie/podmiotowi, który udokumentował koszty. Jeśli jednak wydatki poniosło kilka osób, świadczenie można podzielić proporcjonalnie do udokumentowanych kwot – pod warunkiem, że każda z tych osób/podmiotów złoży swój wniosek z własnymi rachunkami. Łączna suma wypłat nie może przekroczyć ustawowego maksimum.
Ile realnie kosztuje pogrzeb i jaką rolę pełni zasiłek?
Średni koszt pogrzebu w Polsce w 2025 r. to zazwyczaj 8–10 tys. zł, a w dużych miastach bywa wyższy, zwłaszcza przy pochówku tradycyjnym i nagrobku zamawianym niezwłocznie po ceremonii. Wydatki obejmują m.in. transport i przygotowanie ciała, trumnę/urnę, obsługę ceremonii, opłaty cmentarne, nekrologi, kwiaty; przy kremacji bywa nieco taniej, ale różnice nie zawsze są duże. Zasiłek z założenia pokrywa część tych kosztów, pozostałą część finansuje rodzina, osoba trzecia lub instytucja.
Kiedy i gdzie złożyć wniosek?
Termin: co do zasady 12 miesięcy od dnia śmierci (w wyjątkach – od dnia pogrzebu albo ustalenia tożsamości, jeśli wcześniejsze złożenie było obiektywnie niemożliwe). Przekroczenie terminu skutkuje odmową.
Miejsce złożenia wniosku zależy od statusu zmarłego:
- ZUS – gdy zmarły był ubezpieczony w ZUS, pobierał z ZUS emeryturę/rentę lub gdy koszty pokrył członek rodziny ubezpieczony w ZUS,
- KRUS – dla ubezpieczonych rolników, emerytów/rencistów KRUS i ich rodzin,
- Biura emerytalne służb mundurowych – dla uprawnionych z tych systemów,
- OPS/MOPS – gdy nie przysługuje zasiłek z ubezpieczeń społecznych, ale możliwy jest zasiłek celowy (uznaniowy).
Sposób złożenia: osobiście w placówce, pocztą lub elektronicznie przez PUE ZUS/ePUAP (tam znajdziesz wzory formularzy, m.in. ZUS Z-12).
Jakie dokumenty przygotować?
Do wniosku dołącza się przede wszystkim:
- Skrócony odpis aktu zgonu (w przypadku dokumentów z zagranicy – zwykle wymagany wpis do polskich ksiąg stanu cywilnego i/lub tłumaczenie przysięgłe; tymczasowe akty nie są honorowane),
- Faktury/rachunki imienne dokumentujące koszty pogrzebu (na wnioskodawcę/instytucję składającą wniosek): trumna/urna, kremacja, usługi pogrzebowe, transport zwłok, opłaty cmentarne, obsługa ceremonii,
- Dokumenty potwierdzające pokrewieństwo (jeśli dotyczy): akt małżeństwa, akt urodzenia itp.,
- Dokumenty dot. tytułu ubezpieczenia lub prawa do świadczeń – np. decyzja emerytalno-rentowa zmarłego; przy osobie aktywnej zawodowo często wymagane jest zaświadczenie płatnika składek (pracodawcy/ZUS),
- Pełnomocnictwo, jeżeli wniosek składa pełnomocnik.
Ważne: faktury muszą być na tego, kto składa wniosek. Rachunki wystawione na zmarłego lub na osobę trzecią, która nie ubiega się o świadczenie, mogą zostać uznane za niespełniające wymogów.
Zaświadczenie płatnika składek – kiedy potrzebne?
Gdy zmarły nie był emerytem ani rencistą, a tytuł ubezpieczenia wynikał z zatrudnienia lub innego tytułu, instytucja może żądać zaświadczenia płatnika składek. Ma ono potwierdzić, że w chwili śmierci zmarły pozostawał w ubezpieczeniu.
Podział kosztów i wspólne finansowanie pogrzebu
Zdarza się, że koszty pogrzebu dzielą między sobą np. rodzeństwo lub rodzina i parafia. W takiej sytuacji:
- każda osoba/instytucja składa własny wniosek z własnymi rachunkami,
- instytucja dzieli zasiłek proporcjonalnie do udokumentowanych kosztów,
- łączna wypłata nie przekracza ustawowego maksimum (4 000 zł lub 7 000 zł po zmianach).
Możliwe jest także, by jedna osoba złożyła wniosek i dołączyła komplet faktur (na siebie) – wtedy świadczenie trafi do niej.
Nasz zakład pogrzebowy zdaje sobie sprawę, że formalności związane z uzyskaniem zasiłku pogrzebowego mogą być dla wielu osób dodatkowym obciążeniem w czasie żałoby. Dlatego jako dom pogrzebowy Jakubisiak wspieramy naszych Klientów nie tylko w organizacji samej ceremonii, ale również w sprawach urzędowych – pomagamy w przygotowaniu wniosku, skompletowaniu niezbędnych dokumentów i kontakcie z odpowiednią instytucją. Dzięki temu bliscy mogą skupić się na pożegnaniu, a kwestie administracyjne nasz zakład pogrzebowy przeprowadza w sposób maksymalnie prosty i sprawny.
